Gmail používají miliony uživatelů na celém světě. Dělají to pro soukromé i komerční účely, např. kontaktujíc své obchodní partnery Ač odeslání několika fotografií Vaší rodině v e-mailu není ničím zaskakujícím, použití poštovní schránky v doméně gmail.com negativně ovlivňuje profesionalitu a image Vaší firmy. Chcete-li to změnit, Google vytvořil balíček určený pro firmy – Google Workspace (dříve známý jako Google Apps for Work). Čím se liší od standardní poštovní schránky od Googlu?
- Google Workspace je Vaše vlastní doména ve vaší e-mailové adrese
- Datový prostor – je 15 GB opravdu hodně?
- Pokročilé antispamové filtry v Google Workspace
- Správa účtů v Google Workspace – větší bezpečnost firmy
- Záložní kopie dat na Google
Google Workspace je Vaše vlastní doména ve vaší e-mailové adrese
Základem pro budování dobrého image je použití poštovní adresy, která bude pro Vašeho klienta snadno zapamatovatelná a zároveň čitelná a jedinečná. Bohužel na Českom (a nejen) internetovém trhu se stále můžete setkat s mnoha „firemními“ e-mailovými adresami, které jsou dobré, ale pouze z pohledu majitele této adresy. Proveďte jednoduchý test – v níže uvedeném seznamu vyhledejte adresu, která je podle Vás spojena s internetovým obchodem prodávajícím obuv.
marcin193_shop@gmail.com
gosia_smerfetka917@gmail.com
kontakt_kancelar985@gmail.com
info@zajimaveboty.cz
Nebudeme se Vás ptát jaký je výsledek. Zvažte ještě jednu skutečnost – která z těchto e-mailových adres Vám umožní domyslet se, pod jakou internetovou doménou najdete uvedený internetový obchod?
Jednoduché?
V případě tradiční poštovní schránky gmail.com jste „odsouzeni“ používat doménu gmail.com za znakem @, což znamená, že Vaše adresa přestane být (především nikdy nebyla) rozpoznatelná. Bezplatná verze pošty má jednoduše své nedostatky a jednou z nich je právě nedostatek jedinečnosti.
Vlastní doména v e-mailové adrese? S aplikací G Suite získá Váš e-mail v Google novou tvář.
G Suite řeší tento problém, jelikož díky němu můžete propojit svou vlastní doménu s účtem Gmail a používat ji jako přihlašovací jméno a adresu odesílatele/příjemce. A co víc, s G Suite nemusíte vytvářet nový e-mailový účet. Jednoduše přidáte doménu do administračního panelu, zvolíte si, jak má přesně vypadat e-mailová adresa a je to. Od této chvíle obdrží Vaše e-mailová schránka novou, profesionální adresu, kterou Vaši zákazníci ocení.
Datový prostor – je 15 GB opravdu hodně?
V případě Gmailu získáte 15 GB na start. Je to hodně? Závisí to na několika otázkách. Za prvé – přílohy e-mailů mohou zabrat několik desítek MB a výměna takové korespondence s novými verzemi souborů může „zabrat“ opravdu velký kousek dostupného prostoru. Prostor na účtu Google je navíc sdílen nejen poštou, ale také diskem Drive a fotografiemi. Pokud synchronizujete data se svým smartphonem v systému Android, může se ukázat, že na poštu již nezbylo dost místa. Samozřejmě tím nenabádám k zanechání synchronizace s cloudem Google – tato možnost je často záchranným kruhem v případě selhání smartphonu nebo obnovení dat.
Pokud se Vaše poštovní schránka v Gmailu nafukuje korespondencí s přílohami a pomalu se blížíte ke stanoveným limitům – investujte do Google Workspace. Již v základním balíčku (Basic) získáte 30 GB místa, a v případě verze Business je to 1 TB (pro více než 4 uživatele – bez limitu). Snadným a hlavně rychlým způsobem získáte ještě více možností pro pohodlnou a bezpečnou výměnu informací. Nezapomeňte – dodatečný prostor Vám poslouží rovněž k ukládání záložních kopií dokumentů, projektů a dalších souborů, např. v aplikaci Disk Google.
Pokročilé antispamové filtry v Google Workspace
Na výkon antispamových filtrů v Gmailu nemáme příliš velký vliv. Může nastat situace, kdy je důležitá korespondence klienta zablokována z důvodu citlivého obsahu nebo příloh. V případě G Suite můžete konfigurovat filtry spamu mnoha způsoby, např. přidáním IP adresy odesílatele na seznam povolených.
Antispamové nástroje v G Suite umožňují rozsáhlou konfiguraci filtrů, které chrání Váš e-mail před spamem.
Správa účtů v Google Workspace – větší bezpečnost firmy
Administrátorské konzole v G Suite Vám umožňuje vytvořit blokádu přístupu k důležitým datům pro konkrétního uživatele ve Vaší organizaci. To je velmi důležité, v případě, kdy zaměstnanec opouští firmu, jelikož může mít mnoho obchodních informací. To pro změnu znamená riziko ztráty konkurenceschopnosti a dokonce i finanční sankce (např. v případě libovolného úniku dat). Správa účtu je proto klíčovým aspektem, který odlišuje G Suite od Gmailu. Není těžké si představit situaci, kdy se firma používající soukromé e-mailové účty setká s problémem souvisejícím s přenosem povinností nebo sdílením konkrétních projektů v rámci služeb Google. V případě běžného Gmailu nemá vlastník firmy nad tímto typem činnosti absolutně žádnou kontrolu.
V Administrátorské konzole G Suite můžete zkontrolovat, zda Vaši zaměstnanci používají pro doručenou poštu silná hesla.
Díky konzole G Suite můžeme také průběžně kontrolovat, zda zaměstnanci používají pro své poštovní schránky dostatečně silná hesla a nakonfigurovat další zabezpečení při přihlášení (např. testy).
Záložní kopie dat na Google
Přemýšleli jste někdy, co se stane, když omylem smažete soubor z disku Drive? Raději to nezkoušejte – bezplatný účet na Gmailu se nezálohuje. V případě G Suite máte mnohem více možností, včetně aktivace provádění záložní kopie v cloudu Drive. Důležité je, že taková kopie bude uložena do doby, než přestanete účet nebo zařízení delší dobu používat. Nic vám tedy nebrání obnovit soubory, ztracené např. před 2 týdny.
Pokročilé možnosti zálohování dat jsou prvkem, který ocení každá firma, které záleží na bezpečnosti dat.
