V kancelářské práci je nejdůležitější rychlost, bezpečnost a mobilita. Kombinace těchto 3 prvků je pro firmu velmi obtížným úkolem. Proto také dynamicky se rozvíjející firmy stále častěji využívat služby související s široce chápaným technologickým cloudem. To vše proto, aby zajistily každé osobě přístup k firemním dokumentům z libovolného místa – na cestách nebo doma – a zařízení.

Na současném trhu kancelářských aplikací dominují 2 společnosti: Google a Microsoft. Přestože oba tito obři nabízejí nástroje pro ukládání, úpravu a zpracování dat bez použití dalších pevných disků a jiných médií – jimi nabízená řešení se od sebe liší. V následujícím článku se dozvíte, která služba – G Suite nebo Office 365 – bude lépe vyhovovat potřebám Vaší firmy.

G Suite – co to je a jaké jsou jeho nejdůležitější vlastnosti?

Ukázalo se, že spuštění vlastního e-mailu společnosti Google, známého jako Gmail, bylo trefou do černého. Uživatelé z celého světa začali okamžitě používat nový nástroj, který nabídl prostor pro poštu, panel a možnost synchronizace dat mezi zařízeními používajícími systém Android. Postupem času se ukázalo, že nové služby Google stále častěji využívají firmy, které však mají větší potřeby než soukromí uživatelé. Vycházejíc vstříc očekáváním, společnost Google zavedla rovněž balíček aplikací, tj. virtuální disk Google Drive, fotografie, komunikátor Hangouts (a dříve Google Talk) a mnoho dalších. To vše proto, abychom měli přístupu k nástrojům nezbytným pro každodenní práci na jednom místě. Ale to stále nestačilo…

…a právě zde se objevuje balíček G Suite, jehož počátky sahají do roku 2006 (tehdy se nazýval Google Apps for Work). Aplikace Google jsou dostupné uživatelům Gmailu k dispozici zdarma, ale to právě G Suite nabízí další možnosti:

• přiřazení a používání vlastní domény v e-mailových adresách,
• od 30 GB datového prostoru(v balíčku G Suite Basic) po neomezený prostor (ve verzi Business pro více než 4 uživatele),
• pokročilé možnosti administrace, tj. přidávání uživatelských účtů, kontrola přístupu k datům, nastavení zabezpečení, obnovení smazaných dat,
• pracovat na jednom dokumentu pro mnoho uživatelů současně v rámci organizace,
• Cloud Search, tj. vyhledávač dat uvnitř organizace,
• technická podpora 24/7.

G Suite je tedy rozšířením již dokonale známých aplikací, které denně používají miliony uživatelů. To je nepochybně velká přednost, protože se jako pracovník kanceláře nemusíte od začátku učit, jak používat nové e-mailové programy, upravovat soubory atd. – máte k nim po celou dobu přístup ve svém účtu Google!

Základní aplikace Google, které rovněž fungují na základě balíčku G Suite.

Jak G Suite ovlivňuje práci a náklady na vedení firmy?

Mezi aplikacemi Google najdeme nejen již známý e-mail nebo kalendář, ale také textové editory a tabulky (přizpůsobené rovněž formátům Microsoft Office), poznámky, komunikátory a mnoho dalších. Díky tomu je Google zdrojem osvědčených řešení pro soukromé použití a firmy podnikající první kroky na Internetu. Postupem času se mohou možnosti bezplatných aplikací od společnosti Google ukázat jako nedostatečné nebo dokonce neodpovídající pro současné procesy ve firmě. Právě proto přichází s pomocí právě G Suite, který odstraňuje omezení dostupného datového prostoru a zavádí do firmy prvek spolupráce v konkrétní datové oblasti (textový dokument, tabulka, prezentace atd.). Jaké jsou přednosti tohoto řešení?

• okamžité zlepšení mnoha pracovních oblastí mezi týmy a jednotlivými zaměstnanci– potřeba vícenásobné výměny e-mailů s přílohami prakticky zmizí, protože stačí webový prohlížeč k zobrazení dokumentu, na kterém může pracovat více lidí najednou. Dostupná komunikační řešení rovněž nevyžadují instalaci aplikace, protože všechny nástroje Google spustíte v prohlížeči.
• minimalizované riziko nedostupnosti– k používání G Suite potřebujete libovolné zařízení s přístupem k Internetu a webový prohlížeč. Všechna data jsou uložena v bezpečném cloudu, pro který společnost Google nabízí záruku dostupnosti na úrovni 99,99% ročně.
• předvídatelné náklady a další úspory– v krátkodobém i dlouhodobém horizontu přinese  G Suite firmě další úspory. Služba funguje ihned po zakoupení a rychlá konfigurace nástrojů a domény způsobí, že zaměstnanci začnou používat e-mail a aplikace mnohem rychleji než v případě specializovaných řešení psaných na míru. Při používání G Suite nepotřebujete vlastní server ani IT prostředí, které budou spravovat další specialisté.
• technická podpora a bezpečnost na nejvyšší úrovni– Google neustále zlepšuje své aplikace a zvyšuje úroveň zabezpečení. Používajíc G Suite, můžete si být jisti, že jsou Vaše soubory uloženy bezpečným způsobe. Nemusíte zaměstnávat samostatného specialistu, jelikož za zabezpečení Vašich souborů odpovídá společnost Google a její odborníci.

Jednoduché a pohodlné sdílení dokumentů v G Suite s ostatními zaměstnanci v organizaci.

Komu je G Suite určen?

Nejjednodušší bude napsat – každému! A nejedná se o nepravdivé tvrzení, protože možnosti G Suite ocení firmy všech velikostí – od OSVČ (kteří potřebují např. mnohem větší prostor pro data, např. fotografie, filmování atd.), Až po společnosti středního a velkého sektoru zaměstnávající několik stovek zaměstnanců (s podílem na místní i zahraniční týmy zaměřené na konkrétní projekt). G Suite je odpovědí na moderní trendy ve vedení firmy na Internetu, a proto bude pro vás ideálním řešením, pokud:

• chcete používat Gmail ve své vlastní doméněa tím zvýšit uznání a profesionalitu,
• hledáte prostor pro velká data(archivy, multimédia, fotografie, prezentace) a nechcete již investovat do pevných disků, které jsou náchylné k technickým problémům,
• pracujete ve větší skupině a ztrácíte denně desítky minut odesíláním, čtením a přijímáním e-mailůs názvem „Re: nová verze souboru“ nebo podobných,
• ceníte si bezpečnost a možnost obnovit data v různých náhodných situacích selhání smartphonu nebo notebooku,
• chcete ušetřit další peníze, které byste normálně vynaložili na licence pro další aplikace, vlastní server atd.
• líbí se Vám Gmail, ale dochází Vám „bezplatná“ kapacita a nechcete přenášet data na jiný server.

Office 365 – jak se liší od běžného balíčku Office?

Zatímco G Suite byl vytvořen pro práci opírající se 100% na webovém prohlížeči, Office 365 vychází z potřeby snoubit známé a oblíbené aplikace Microsoft Office s novými možnostmi zpracování a ukládání dat v cloudu. Filozofie obou služeb je poněkud odlišná, i když se zaměřuje přesně na to samé – aby byla práce v kanceláři rychlejší a bezpečnější. Mnoho uživatelů si stále spojuje Office 365 s takovými aplikacemi jako Word, Excel nebo PowerPoint. Ve skutečnosti tento balíček nabízí mnohem více možností, a úpravy dokumentů ve výše uvedených aplikacích jsou pouze jednou z dostupných funkcí.

Aplikace Office 365 v prohlížeči. Po přihlášení ke svému účtu můžete rovněž nainstalovat doplňkové moduly.

Hovoříme-li o „Balíčku Microsoft Office“, máme před očima klasickou krabičku, ve které bylo umístěno několik CD pro instalaci aplikací na konkrétní počítač. V průběhu let se však ukázalo, že toto řešení – i přes nepopiratelné plusy – má některé vady, které mohou způsobit každé firmě nemalý problém: CD se často ničí, instalace probíhá na konkrétním kancelářském zařízení (což omezuje použití licencí při přibývání zaměstnanců), a staré verze aplikace nemusí na novém operačním systému fungovat správně (ať už například z bezpečnostních důvodů). S cílem sjednotit a současně rozvinout prostředí kancelářských aplikací spustila společnost Microsoft službu Office 365, která stejně jako G Suite funguje na základě subskripce. Jaké jsou přednosti nové služby Microsoft?

• není třeba CD, mechaniky atd.– všechny kancelářské aplikace pracují v prohlížeči nebo je můžeme volitelně instalovat do zařízení, stahujíc instalační soubory z účtu Microsoft,
• uživatelsky přívětivější licence– aplikaci lze instalovat na 5 zařízeních, takže můžete používat svůj účet Microsoft a data na svém smartphonu, tabletu a notebooku,
• firemní e-mailový účetv cloudu Microsoft,
• další disk pro ukládání a sdílení souborů– každý uživatel Office 365 získá přístup k virtuálnímu disku OneDrive o velikosti 1 TB,
• široká dostupnost aplikací v mobilní verzi pro iOS a Android– bez ohledu na to, zda máte iPhone nebo smartphone se systémem Google, v obou obchodech můžete zdarma nainstalovat kancelářské aplikace a propojíte s nimi svůj účet z organizace,
• plná synchronizace dat s kalendářů, e-mailů, OneDrive a mnoha dalšími– díky Exchange je prostředí Microsoft navzájem dokonale propojeno. Pokud tedy obdržíte pozvánku na schůzku v aplikaci Outlook a přijmete ji, bude automaticky přidána do Vašeho pracovního kalendáře. Navíc díky OneDrive získáte automaticky přístup k nejnovějším verzím souborů a samotný virtuální disk může fungovat jako „hlavní úložné médium“ dat (užitečné, pokud má Váš notebook malý pevný disk),
• spolupráce mnoha uživatelů na jednom dokumentu– tuto funkci ocení zejména osoby pracující v týmu. Zapomeňte o neustálém odesílání e-mailů s novou verzí připojeného souboru – díky OneDrive jsou dokumenty zpracovávány rychleji a v případě potřeby můžete kdykoli vrátit zpět změny do předchozí verze souboru.
• nejvyšší úroveň zabezpečení– v tradičním balíčku Office vedlo náhodné smazání souboru obvykle k nákladným zásahům informatika nebo investicím do aplikací pro obnovu dat. V Office 365 je vzhledem k práci v cloudu obnovení smazaného souboru otázkou několika kliknutí myší.

Výše uvedené vlastnosti jsou pouze příklady rozdílů mezi Office 365 a klasickým balíčkem Office. Ve skutečnosti je porovnání obou produktů svým způsobem nelogické, jelikož na jedné straně máme celou platformu pro správu dat ve firmě (s mnoha aplikacemi, tj. komunikátory, textové procesory, tabulky, prezentace a mnohem více!), která je navíc komplexní základnou pro fungování společnosti. Na druhé straně máme sadu „pouhých“ několika kancelářských aplikací. Přeložíme-li to do jazyka nemovitostí – Office 365 je město se silnicemi, infrastrukturou a obchody a klasický Office je jen pár domů na malé ulici.

Powerpoint v Office 365 umožňuje použití dalších funkcí, například souvisejících s hlasovým komentářem během prezentace.

Office 365 – jaké výhody přináší firmě?

Nová služba společnosti Microsoft to nejsou jen známé a oblíbené kancelářské aplikace v nových verzích, ale také celá řada funkcí zvyšujících bezpečnost při zpracování a úpravách dat ve firmě jakékoli velikosti. Proto Office 365 ovlivňuje mnoho oblastí podnikání:

• firma je bezpečná– Office 365 má víceúrovňové zabezpečení proti ztrátě souborů, pošty atd. Díky pokročilým administrativním nástrojům je obnovení smazaných souborů nebo e-mailů (i před několika dny) otázkou několika minut. Veškerá komunikace na platformě Office 365 probíhá prostřednictvím šifrovaného připojení,
• škálovatelnost služeb a transparentnost nákladů– investujíc do Office 365 víte předem, kolik zaplatíte, nebudete nikdy nuceni kupovat balíček s tzv. „kopečkem“, protože jsou zdroje založeny na stanovištích/ uživatelích. Máte 20 zaměstnanců? Kupujete si licenci na 20 stanovišť,
• virtuální disk 1 TB v OneDrive je důležitým prvkem práce– bez ohledu na počet zakoupených licencí obdrží každý uživatel 1 TB datového prostoru. Díky tomuto řešení nemusí firma investovat do dodatečných disků, médií nebo serverů (to je obzvlášť důležité, protože ceny pevných disků na trhu závisí na mnoha faktorech a mohou kolísat v průběhu roku i o několik desítek procent). Část dat, zejména těch klíčových, je nejlépe přenést do cloudu Microsoft,
• možnost pracovat rovněž offline– přechod na cloud Microsoft nás nutí neustále používat službu prostřednictvím internetového připojení. Je to samozřejmě výrazně doporučeno, ačkoli webové aplikace typu Outlook umožňují ukládat zprávy v režimu offline. Po zjištění aktivního internetového připojení se data automaticky synchronizují,
• velmi dobré a široce dostupné mobilní aplikace pro iOS a Android– potřebujete rychle změnit několik tabulek v Excelu a jste právě na služební cestě mimo kancelář? Nainstalujte si do svého smartphonu Excel, přihlaste se k účtu své organizace a dokončete práci na souboru. V případě Office 365 to funguje opravdu dobře!
• lepší organizace práce– setkání, výjezdy a dovolené mohou přinést ve větší firmě chaos. Díky Office 365 se vyhnete dezinformacím, jelikož každý zaměstnanec má svůj vlastní kalendář, ve kterém jsou uloženy nejdůležitější události (jednotlivé i opakující se), spolu s lokalizací. Tímto způsobem lépe naplánujete práci svých zaměstnanců a předejdete situaci, kdy zaměstnanec odjede na několikadenní dovolenou, a nechá Vás bez klíčových informací a potřebných dokumentů.

Komu je Office 365 určen?

Za prvé, těm, kteří chtějí používat osvědčený kancelářský balíček a aplikace, jako jsou Word, Excel, PowerPoint, hledajíc při tom další prostor pro soubory a bezpečnou technologii. Je to také řešení, které zlepší organizaci týmové práce a zvýší význam spolupráce mnoha osob pracujících na jednom projektu – díky možnosti sdílení souborů pro společné úpravy nebude Váš úkol nikdy zastaven náhodnými situacemi. Office 365 bude ideální jak pro velké organizace, tak i pro malé podniky.

Verdikt – G Suite nebo Office 365?

Je to velmi obtížná volba a označení jakékoli služby by nemělo být diktováno ani tak ekonomickými otázkami (ceny obou služeb jsou podobné) jako spíše stylem práce, nebo dokonce návyky. Používáte každý den Gmail? Zajisté nákup pro Vás bude výhodný nákup G Suite, protože získáte okamžitě přístup k většímu datovému prostoru, přiřadíte ke svému účtu jedinečnou doménu a použijete ji ve své e-mailové adrese. Máte rádi práci v tabulkách nebo úpravu dokumentů pokročilým způsobem? Pak by Váš výběr měl padnout na Office 365, ale to je jen jedna z jeho mnoha funkcí.